※2022/10/17
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ビジネスにおいて、取引先などの相手方と文書のやり取りをする機会は多いのではないでしょうか。封筒の宛名は、郵便物を受け取ったときの第一印象となるため、基本ルールを押さえて正しく記入することが大切です。
この記事では、封筒の表面や裏面の書き方を紹介します。ビジネスにおける敬称の使い分けについても解説しているため、契約書類の発送時や返信用封筒の記入などが発生する場面で適切に対応する際の参考にしてください。
1.封筒の宛名の書き方
ビジネスの場面では、封筒の宛名書きは縦書きで記載することが基本です。また、長形封筒や角形封筒といった和封筒も、一般的に縦書きが用いられます。
ここでは、ビジネスシーンにおける封筒の表面や裏面の書き方について、具体的に解説します。以下を参考に、書類送付時のビジネスマナーをおさらいしましょう。
1-1.表面
表面は、書類を送る相手方の情報を記載する場所であり、第一印象となる重要な部分です。契約書や請求書などを送る際には、以下の手順と方法で封筒の表面を作成しましょう。
- 1. 郵便番号を記入し、封筒表面の右端に宛先の住所を記載する。その際、郵便番号枠から1字下げて書き始める。
- 2. 住所の左側に会社名・部署名を記載する。その際、住所を書き始めた位置から、さらに1字下げて書き始める。
- 3. 封筒の中央に、書類を送る相手の肩書きを小さく記載し、続けて名前を大きくはっきりと記載する。
- 4. 封筒表面の左上に切手を貼る。
縦書き封筒に住所を記入する際には漢数字を使い、建物名やフロア名、部屋番号も忘れずに加えましょう。住所や会社名などにアルファベットが入っている場合も、1文字ずつ縦に記載します。なお、企業に宛てる手紙は、「株式会社」を省略せずに記載するのが正式とされています。
相手の個人名は、住所や会社名、肩書きよりも大きくはっきりした文字にしましょう。適度にメリハリがあることで分かりやすく、より見栄えよく仕上がります。役職や氏名などが同じ行に入り切らない場合は、2行に分けて見やすく記載します。また、郵便番号の枠線がないタイプの封筒は、自分で郵便番号を書き入れる必要があるため注意しましょう。
さらに、封筒の表面には、発送する書類の内容に応じて「外脇付け（添え字）」と呼ばれるものを記入します。代表的な外脇付けは以下の通りです。
- 親展
- 重要
- 至急
- 見積書在中
- 契約書在中 など
外脇付けは、一般的に封筒の左下に赤字で記載します。手書き以外にも、スタンプを使ったり、印刷したりする方法があります。
1-2.裏面
封筒の表面は書類を送る相手方の情報を記載するのに対して、裏面は差出人の情報を記載する場所です。裏面の書き方には、以下の2種類があります。
・郵便番号枠がある場合
郵便番号枠の右端に揃えて住所を書き、住所の左側に差出人名を記載する。
・郵便番号枠がない場合
貼り目の線を中心として、封筒の中央に郵便番号や住所、差出人名を記載する。郵便番号は、貼り目の線上にハイフンがくるようにし、封筒の中心よりも上側に書く。住所は、郵便番号の右端に揃え、1字下げて書き始める。封筒の貼り目の線を挟んだ左側に、自分の名前を記載する。
自分の名前は住所の倍程度の大きさで書くと、バランスよく見えます。また、こちらの情報である裏書きよりも、相手方の情報である表書きを大きく書くのが一般的です。
さらに、住所の末尾と名前の末尾を揃えて記載すると、美しく仕上がります。封かん日を入れる場合は、裏面の左側上部に日付を記入します。のり付けして封を閉じた後は、のり付け部分に封字や封締めと呼ばれる、「〆」や「封」などの印を書き入れましょう。
2.宛名に使用する敬称の使い分け方
封筒の宛名に記載する組織名や個人名には、通常、「敬称」を付けます。しかし、敬称にもさまざまな種類があり、ルールに従って正しく使い分けなければ相手に失礼な印象を与えかねません。
ここでは、主な敬称の使い分け方や具体的な使い方について解説します。
2-1.個人宛には「様」
書類を送る相手側が個人の場合は、お互いの立場に関わらず「様」を使用します。プライベートで手紙を送る場合は、「さま」や「サマ」などが用いられることもありますが、ビジネスではよりフォーマルな「様」が一般的です。
ビジネスシーンで敬称の「様」を使う際には、以下の点に注意しましょう。
・企業名や学校名など、個人名以外には「様」を使わない
- 誤：株式会社〇〇 様
- 正：株式会社〇〇 山田一郎 様
・部長や課長などの肩書や役職名が個人名の後に付く場合は「様」を付けない
- 誤：株式会社〇〇 山田一郎広報課長 様
- 正：株式会社〇〇 広報課長 山田一郎 様
・宛名が連名の場合は、それぞれの個人名に「様」を付ける
- 誤：株式会社〇〇 山田一郎 鈴木二郎 様
- 正：株式会社〇〇 山田一郎 様 鈴木二郎 様
すべての敬称は基本的に併用できません。個人宛で「様」を付ける場合には、宛名に会社名が入っていても、後に紹介する「御中」は使わないため注意が必要です。なお、「殿」も手紙などで使われることがありますが、目下の人に向けた言葉として扱われるため、ビジネスでは避けましょう。
2-2.組織・団体宛には「御中」
「御中」は、書類を部署宛や会社宛など、組織・団体に向けて発送するときに使う敬称です。送る相手方の個人名が分かる場合は個人名に「様」を付け、個人名が分からない場合は会社名や部署の後に「御中」を記載します。
「御中」を付けるときの注意点は以下の通りです。
・宛名に会社名が入っていても、個人宛の場合は「様」を使う
- 誤：株式会社〇〇 山田一郎 御中
- 正：株式会社〇〇 山田一郎 様
・「ご担当者様」宛に送る場合も「御中」は付けない
- 誤：〇〇株式会社 広報課 ご担当者様 御中
- 正：〇〇株式会社 広報課 ご担当者様
2-3.複数人宛には「各位」
「各位」は、複数人に宛てて敬意を表すときに用いる敬称で、目上の人にも目下の人にも立場に関係なく使用できます。「各位」には「〇〇の皆様へ」という意味が含まれているため、通常「様」との併用はできませんが、以下のように社会通念上許容されているものもあります。
ビジネスシーンで敬称を正しく使い分けられるよう、例外も頭に入れておきましょう。
・「各位」には「様」や「皆様」という意味が含まれるため、「様」と併用しない
- 誤：株主様各位
- 誤：ご担当者様各位
- 誤：関係者各位の皆様
・ただし、「様」を取ると不自然な場合などは、社会通念上許容されるケースもある
- 正：お客様各位
- 正：お得意様各位
3.緩衝性能に優れたクッション封筒4選
ビジネスなどでは、書類の他にもCDや商品などのやり取りを行う機会があるかもしれません。重要書類や商品などの大切な中身が傷ついてしまうリスクを軽減するためには、配送中の衝撃に強い封筒などを使用することがおすすめです。
ここでは、緩衝性能に優れた封筒を4種類紹介します。
おすすめ商品
■クッション封筒190×254(直輸入)
DVDが入るサイズの緩衝材付き白色封筒は、内側のエアキャップが衝撃や雨から中身を守り、破損と汚れを防いでくれます。両面テープ付きで封かんも簡単です。ネットオークションや通販での商品発送にも適しています。
■防水クッション封筒120×160(直輸入)
内側にエアクッション、表側に防水加工が施された白色封筒は、A6サイズよりもひと回り小さいサイズです。アクセサリーなどの繊細な小物を送るときに活躍します。ネットオークションやフリマアプリ、通販での商品発送にも安心の封筒です。
■【A4】薄型クッション封筒 クラフト色 (直輸入)
A4サイズの書類が入る大きめのクッション封筒をお手頃な価格でお届けします。両面テープ付きで封かん作業が楽にでき、ジッパーを引けば開封も簡単です。少しでも安全に書類や商品を発送できるよう、配達時に注意喚起を促す「ケアマーク」が印刷されています。
■【ネコポス】薄型クッション封筒 クラフト色 (直輸入)
ネコポスサイズの書類が入るクッション封筒は、封かんシールと開封シールが付いており、テープ不要でそのままメール便の発送が可能です。ケアマークの印刷付きなので、配達に関わる人に注意喚起を促し、中身を安全に発送できます。
まとめ
封筒の表面や裏面を記入する際には、一般的なルールが存在します。また、会社名や個人名に付ける「敬称」の付け方にもマナーがあるため、特にビジネスでは相手方に失礼な印象を与えないよう記事を参考に正しく記入しましょう。
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